Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) darüber, welche Daten beim Betrieb dieser Anwendung verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. In Betracht kommen insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Vorliegen einer Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen.

Werden in den verarbeiteten Dokumenten besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO erfasst, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage einer einschlägigen Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

3. Hosting und Serverstandort

Der Betrieb dieser Anwendung erfolgt auf Servern mit Standort in Deutschland. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der die weisungsgebundene und datenschutzkonforme Verarbeitung sicherstellt. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Anwendung werden technisch notwendige Zugriffsdaten automatisch in Server-Logfiles gespeichert. Dies betrifft insbesondere:

• die anonymisierte oder gekürzte IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• die aufgerufene Adresse (URL) und den Zugriffsstatus,
• die übertragene Datenmenge sowie die Browser- und Betriebssystemkennung.

Die Verarbeitung dient der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Systemsicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nur für den zur Zweckerreichung erforderlichen Zeitraum gespeichert und anschließend gelöscht.

5. Zugang zum Verwaltungsbereich

Der Verwaltungsbereich ist ausschließlich angemeldeten Beschäftigten zugänglich. Eine öffentliche Registrierung besteht nicht. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das die Sitzung des angemeldeten Kontos identifiziert. Dieses Cookie ist für den Betrieb erforderlich und bedarf daher keiner Einwilligung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e und lit. f DSGVO.

6. Verarbeitung hochgeladener Dokumente (KI-Auslesung)

Im Rahmen der Nutzung werden Behördenformulare als Datei hochgeladen und durch ein KI-gestütztes Verfahren ausgelesen. Die in diesen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der strukturierten Erfassung und anschließenden Prüfung verarbeitet.

Die Auslesung erfolgt auf selbst gehosteten Modellen in Deutschland oder auf Modellen mit Hosting innerhalb der Europäischen Union. Eine Weitergabe der Dokumentinhalte an Anbieter außerhalb der EU, insbesondere an Anbieter in den Vereinigten Staaten, findet nicht statt.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungskontext der einsetzenden Stelle, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen fachgesetzlichen Bestimmungen.

7. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Das KI-Verfahren dient allein der Vorerfassung; die ausgelesenen Felder werden vor jeder weiteren Verwendung durch eine sachbearbeitende Person geprüft und freigegeben.

8. Empfänger der Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht. Soweit wir Dienstleister einsetzen (z. B. für das Hosting), geschieht dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

9. Übermittlung in Drittländer

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt.

10. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Hochgeladene Dokumente und die zugehörigen Datensätze können jederzeit vollständig und rückstandslos gelöscht werden; dabei werden sowohl die Datei als auch der zugehörige Datenbankeintrag entfernt.

11. Keine Tracking- oder Analyse-Werkzeuge

Diese Anwendung verzichtet vollständig auf Tracking, Reichweitenmessung und Analyse. Es werden keine Analyse-Cookies und keine Werkzeuge von Drittanbietern eingesetzt. Schriftarten und gestalterische Ressourcen werden lokal bereitgestellt; externe Inhaltsnetzwerke (CDNs) kommen nicht zum Einsatz.

12. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Der Zugriff ist durch eine Anmeldung geschützt. Sicherheitsrelevante Vorgänge wie Hochladen, Prüfen, Freigeben, Exportieren und Löschen werden protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung sicherzustellen.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

14. Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt in der hier angegebenen Fassung. Wir passen sie an, sobald Änderungen der Verarbeitung oder der rechtlichen Vorgaben dies erforderlich machen.

Stand: Juni 2026